Bei Amtsantritt im September 2016 fehlten in der Verwaltung grundlegende Konzepte, die erforderlich sind, um das Tagesgeschäft zu bewältigen. Die gültige Dienst- und Geschäftsanweisung war von 2008, Projekt- und Prozessmanagement waren weitgehend unbekannt, müssen aufgesetzt, verstanden und gelernt werden.

Die damals bestehenden Rückstände sind detailliert in der „Stellungnahme der Stadt Bargteheide zur überörtlichen Prüfung für die Haushaltsjahre 2004 bis 2012“ aufgeführt:  http://www.bargteheide.ratsportal.net/pi/vo020.asp?VOLFDNR=2683

Von 111 kritischen Punkten befassen sich mehr als 30 mit dem Nachholbedarf etwa bei Organisationsgrundlagen, Aufgabenverteilungsplänen, Ablauforganisation, Einsatz von IT.

In diesem Prüfbericht, der 2014 erschien, wird auch klar, dass sich viele Rückstände aufgebaut hatten, weil kein Personal zur Verfügung stand. Allerdings ist dann zwischen 2014 und 2016 nicht mehr viel geschehen. Deshalb arbeite ich mit den Mitarbeitenden seit 2017 unter Hochdruck daran, das Versäumte aufzuholen.

Hier nur einige Auszüge aus dem Prüfbericht: 

Zu den Organisationsgrundlagen:

„Die vorhandenen Organisationsgrundlagen entsprechen nicht der Form, wie sie in der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung für die Stadt Bargteheide (ADGA) vom Bürgermeister vorgegeben wurde.“

„Da die Aufgabenverteilungspläne eine der wesentlichen Arbeitsgrundlagen der Verwaltung darstellen, sind sie komplett auf den aktuellen Stand zu bringen und anschließend laufend aktuell zu halten.“

Ablauforganisation

„Dort (im Intranet) waren die Unterlagen (div. Dienstanweisungen) grundsätzlich vorhanden, allerdings an unterschiedlichen Stellen und in unterschiedlichem Aktualisierungsgrad. Bereits bei der letzten Ordnungsprüfung wurde empfohlen, veraltete Regelungen zu überarbeiten. Dies ist noch nicht komplett erfolgt. Daher wird diese Prüfbemerkung wiederholt.“

Einsatz von IT

„Der Einsatz der Informationstechnik bei der Stadt Bargteheide basierte bei der letzten Ordnungsprüfung auf einem vom Bürgermeister unterschriebenen IT-Konzept von 1996, das nicht weiter fortgeschrieben wurde. Zwischenzeitlich ist mit Gründung des ITV Stormarn (22013) ein sehr knapp gehaltenes IT-Rahmenkonzept zu Zielen und Aufgaben des IT-Verbundes hinzugekommen.“

„Durch die Gründung des ITV Stormarn sind die Dienstanweisungen nicht überflüssig geworden. Sie sollten aber dringend aktualisiert und insbesondere den rechtlichen Vorgaben des Datenschutzes und der Datensicherheit angepasst sowie mit dem ITV Stormarn abgestimmt werden.“